一、臺中市政府衛生局（以下簡稱本局）為有效管理本局及所屬衛生所使用多功能事務機器，以防公務機密資訊外洩，特訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱之多功能事務機器，係指具有印表機、掃瞄器、影印機、傳真機或電子郵件等多種功能之辦公設備。
三、本局及所屬衛生所設置有多功能事務機器者，均應指派專責人員負責管理，並應定期檢查及保養維護，以確保正常運作。
四、機密文件影（列）印之管理：
（一）本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件影（列）印登記簿（格式如附件一），登錄內容含影（列）印日期、時間、文件名稱、機密等級、數量、用途、影（列）印人姓名等資料，以便查考。該登記簿每月應由管理人員陳核主管批示後存查。
（二）因公務需要影（列）印機密文件者，應先填寫機密文件影印登記簿後，並親自操作機器影（列）印。
（三）機密文件在影（列）印過程中，若有廢棄不要者，應立即使用碎紙機銷毀，並達到無法辨識之程度。
五、機密文件傳真之管理：
（一）本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件傳真登記簿（格式如附件二），登錄內容含傳送日期、起迄時間、文件名稱、機密等級、頁數、傳送人姓名、接受單位、接收人姓名等資料，以便查考。該登記簿每月須由管理人員陳核主管批示後存查。
（二）因時效性確有使用多功能事務機器傳送機密文件者，應先填寫機密文件傳真登記簿後，並親自操作機器傳真。
（三）機密文件傳真，應先以電話聯繫接收單位人員後，再行傳真，傳真完畢，應再以電話確認並核對張數；傳送過程中，傳真人及接收人應全程在場，嚴禁使用自動傳真。
六、多功能事務機器在洽請廠商拆換、維修、租用歸還、轉贈或報廢時，使用管理單位應派專人在場全程監看，如該機具內建有記憶晶片或硬碟等儲存裝置，應通知資訊人員派員，比照個人電腦硬碟處理方式，將內含儲存裝置之資料格式化，以防止資料外洩、非法查詢、盜拷或竊取機密性資料檔案情事發生。
七、使用多功能事務機器導致洩密情事發生，應立即通報所屬主管及本局政風室妥善處理。
八、本注意事項奉核定後實施，如有未盡事宜，得隨時修正補充之。