職場適應 - 如何與主管有效溝通

陳葦玲 諮商心理師

每一個主管都有不同的性格和風格，每一個人跟主管的關係也都是不同的配對組合，因此跟主管溝通很難直接套公式。

員工難免會有將主管理想化的時候，忽略主管也有他自己的限制，也會有希望他人喜歡自己、肯定自己的心理需求。

我們不用特意崇拜或鼓勵主管，但是透過觀察及了解主管的風格，換位思考雙方的立場和訴求，進行有效的溝通、找到合適的相處方式，不但有助於讓自己的工作更順利，也展現出自己是同時具備專業力和情緒力的員工。

一、搜集情報及觀察主管

觀察你的主管很重要！

透過觀察，瞭解主管的作息及情緒變化、與他人互動的方式和用語、溝通風格傾向促膝長談還是長話短說、領導風格和其核心原則是什麼...等等。

同時，也別忘了借鏡前人經驗，在同儕交流中搜集相關情報，學習別人成功與主管溝通的方式，避開別人已經栽過的坑。

比如說，觀察到主管肚子餓就沒耐心，恐怕就不適合在飯前跟主管回報壞消息；發現主管樂於教導別人，哪天需要主管出馬救火時，可以嘗試用虛心請教的方式切入；如果遇到脾氣暴躁又愛罵人的主管，則可以觀察看看最少被罵的同事都是怎麼應對的。

二、換位思考

一個有效溝通的過程，除了向主管提出具體的要求，也包含自己先換位思考，在溝通前事先想好幾個解決方案。

常見員工迫於家庭變化及生活需求，會需要在工作上有些彈性。期待公司提供自己需要的，無法順利爭取到會令人感到挫折或憤恨不平；此時，除了把重點放在自己為什麼想要，也可以換個角度、站在主管的位置，想想自己所要的東西可以如何幫助到主管或團隊。

例如，倘若員工因為生理因素需要增加休息頻率、家庭照顧需要提早下班，站在主管的立場想一想，便可理解，除了既有的時間規定，主管還會需要考量其他同事的想法、整體工作的分配等等。這種情況下，可以先想想看自己是否有其他可以補齊工作的時間，也可以事先與交情好的同事商量補位，或是針對自己的執掌申請相關資源改善工作流程、提升工作效率。 

向主管提出需求的時候，同時提出自己設想的解決方案，重點不是在提出的解方是否有被採納，而是主動出擊、拉近上下屬關係，讓彼此從管理上的相對關係，往「同一國」的方向靠攏。

三、以選擇題代替問答題

對於工作需要主管給予指示或協助時，只提出問答題，意味著將問題整包丟給主管思考。主管的工作應該是做決策而非提供解答，有效請示主管意見的方式，應該包含自己的想法和2~3個解方，並請主管決定或確認。

比較看看問答題的句子和選擇題的句子有何不同：

🔼問答題：

1、「主管您說的這個業務報告，要包含什麼內容？」

2、「這個任務什麼時候要完成？」

3、「有客人在門口發脾氣，怎麼辦？」

🔼選擇題：

1、「主管您說的這個業務報告，我會整理部門的業務項目、專案計畫、統計資料，請問有需要增刪的內容嗎？」

2、「這個任務的截止期限要設在明天還是後天？」

3、「有客人在門口發脾氣，我們已經了解客人訴求是ＸＸＸ。目前有兩個因應方案，一個是提供賠償，一個是協助修繕。請問主管認為怎麼做比較好？」

提出的解方要考量成本、可行性及是否契合組織文化，如果不確定解方好不好，可以事先跟信任的同儕討論。

要注意的是，對主管風格的認識仍是最基本的，遇到較為專制或控制型的主管，可能反而傾向全盤掌握、事必躬親，那我們就接受指令、執行交辦即可。

當主管的人，先是一個人，然後才是一個主管。

在我們的社會文化中，主管的權威角色難免會勾起我們過往與權威相處的經驗，以及習慣與權威相處的方式。透過以上三種方式，可以練習重新去認識主管是一個怎麼樣的「人」，鬆動自己與權威關係的既有模式，找出與主管有效溝通的方法。